Polityka Prywatności

Definicje

• Administrator – Glow Apartments spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdańsku (80-317) przy ul. Obrońców Westerplatte 6/1, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001044119, NIP 5842837037, REGON 525686695. Administrator jest podmiotem decydującym o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych.
• Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”), np. imię, nazwisko, adres email, numer telefonu, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy itp.
• RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
• Serwis – serwis internetowy prowadzony przez Administratora pod adresem www.glowapartments.pl.
• Klient (dalej także jako „Użytkownik” lub „Gość”) – osoba fizyczna korzystająca z usług oferowanych przez Administratora, w szczególności dokonująca rezerwacji apartamentu lub odwiedzająca Serwis.
• Polityka – niniejsza Polityka Prywatności.

Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Administratora w związku z prowadzeniem działalności w zakresie najmu apartamentów krótkoterminowych oraz korzystaniem z Serwisu. Polityka ma zastosowanie do wszystkich przypadków, w których Administrator przetwarza dane osobowe pozyskane od Klientów, Gości lub Użytkowników Serwisu.
2. Administrator przywiązuje szczególną wagę do ochrony prywatności i zapewnia, że dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z RODO oraz polskimi przepisami o ochronie danych osobowych. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia ochrony przetwarzanych danych osobowych.
3. Korzystanie z usług Administratora, w tym dokonanie rezerwacji lub skorzystanie z Serwisu, jest równoznaczne z zapoznaniem się z niniejszą Polityką. W przypadku braku akceptacji postanowień Polityki, korzystanie z usług może nie być możliwe w pełnym zakresie.
4. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie i w granicach obowiązującego prawa, w określonych celach wskazanych w niniejszej Polityce. Administrator zapewnia transparentność przetwarzania danych oraz dba o to, by zbierane dane były adekwatne, merytorycznie poprawne oraz przechowywane nie dłużej niż to konieczne do realizacji celów przetwarzania.

Dane kontaktowe administratora danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Glow Apartments sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, ul. Obrońców Westerplatte 6/1, 80-317 Gdańsk, wpisana do KRS pod nr 0001044119, NIP 5842837037, REGON 525686695.

• Adres korespondencyjny: ul. Obrońców Westerplatte 6/1, 80-317 Gdańsk.

• Adres e-mail: rezerwacje@glowapartments.pl lub biuro@glowapartments.pl

• Telefon kontaktowy: +48 536 806 189

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych Osobowych. We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji przysługujących praw należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem poprzez powyższy adres e-mail lub pisemnie na adres siedziby.

Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane przez Administratora w konkretnych celach, na podstawie odpowiednich przesłanek legalizujących przetwarzanie (podstaw prawnych) zgodnie z art. 6 RODO. W szczególności, Administrator przetwarza dane w następujących celach:

• Realizacja rezerwacji i wykonanie umowy najmu apartamentu – w celu przyjęcia i obsługi rezerwacji, zapewnienia realizacji usługi noclegowej, dokonania zameldowania i wymeldowania Gościa, kontaktu w sprawach związanych z rezerwacją (np. potwierdzenie godzin przyjazdu) oraz świadczenia wszelkich usług związanych z pobytem. Podstawą prawną jest niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Obsługa płatności i rozliczeń – w celu umożliwienia dokonania płatności za rezerwację (w tym płatności elektronicznych) oraz wystawienia rachunku lub faktury, a także dokonania rozliczeń finansowych za świadczone usługi. Podstawą prawną jest niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w zakresie wystawienia i przechowywania dokumentów księgowych również obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Spełnienie obowiązków prawnych – w celu wypełnienia obowiązków wynikających z powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności przepisów podatkowych i rachunkowych (np. przechowywanie dokumentacji finansowej), przepisów dotyczących meldunku turystycznego, obowiązków związanych z prawami konsumenta (np. rozpatrzenie odstąpienia od umowy, jeżeli ma zastosowanie) itp. Podstawą prawną jest obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Obsługa zapytań i kontakt z Klientem – w celu odpowiedzi na pytania przesyłane poprzez formularze kontaktowe, pocztę elektroniczną, telefonicznie lub za pośrednictwem serwisów rezerwacyjnych, a także w celu zapewnienia wsparcia Klientom przed, w trakcie i po realizacji usługi. Podstawą prawną jest w zależności od okoliczności: niezbędność do podjęcia działań przed zawarciem umowy lub wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na należytej obsłudze klientów i osób zainteresowanych ofertą (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Rozpatrywanie reklamacji i roszczeń – w celu przyjęcia i rozpatrzenia ewentualnych reklamacji dotyczących świadczonych usług oraz obsługi zgłoszonych roszczeń (np. szkód w apartamencie). Podstawą prawną jest niezbędność do wykonania umowy w zakresie jakościowej obsługi posprzedażowej oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów o prawach konsumenta (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO), a także prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obronie przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzeniu roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Zapewnienie bezpieczeństwa i przeciwdziałanie nadużyciom – w celu zapewnienia bezpieczeństwa świadczonych usług, Klientów oraz zabezpieczenia mienia Administratora, a także zapobiegania oszustwom i nadużyciom (np. monitorowanie poprawności procesu rezerwacji, wykrywanie prób naruszenia regulaminu lub prawa). Podstawą prawną takiego przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa usług i ochronie przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Cele analityczne i statystyczne – w celu ulepszania jakości usług Administratora, analizowania satysfakcji Gości oraz funkcjonowania Serwisu (np. badanie ruchu na stronie internetowej, ocena efektywności kampanii marketingowych). Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na doskonaleniu usług i optymalizacji Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Cele marketingowe (newsletter, oferty) – w przypadku wyrażenia przez Państwa odrębnej zgody, dane kontaktowe (np. adres e-mail) mogą być wykorzystywane do przesyłania informacji marketingowych dotyczących oferty Glow Apartments, promocji, rabatów czy wysyłki newslettera. Podstawą prawną przetwarzania danych w celach marketingowych jest dobrowolna zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Udzielona zgoda może zostać w dowolnym momencie wycofana.

Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od relacji z Administratorem oraz celu przetwarzania, Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, wiek lub data urodzenia (w zakresie niezbędnym do weryfikacji pełnoletności Gościa), numer PESEL (w przypadku wymaganym do wystawienia faktury dla osoby fizycznej na żądanie), seria i numer dokumentu tożsamości (w przypadku procedury zameldowania).
• Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania lub korespondencyjny (jeśli jest konieczny, np. do wystawienia faktury lub odesłania pozostawionych rzeczy).
• Dane rezerwacyjne: informacje o dokonanej rezerwacji, takie jak termin pobytu (data przyjazdu i wyjazdu), liczba osób objętych rezerwacją, wybrany apartament, specjalne życzenia lub uwagi do rezerwacji podane przez Klienta (np. prośba o łóżeczko dziecięce, informacja o przyjeździe ze zwierzęciem).
• Dane płatnicze: dane dotyczące dokonanej płatności za usługę – np. informacje o wybranej metodzie płatności, data i kwota transakcji, numer rachunku bankowego (w przypadku płatności przelewem) lub ostatnie cyfry karty płatniczej (w przypadku płatności kartą). Uwaga: Administrator nie przetwarza pełnych danych karty płatniczej – obsługa płatności online odbywa się za pośrednictwem zewnętrznego, wyspecjalizowanego operatora płatności.
• Dane do faktury: nazwa firmy, adres siedziby, NIP – w przypadku gdy Klient zażyczy sobie wystawienia faktury na firmę lub osobę prowadzącą działalność gospodarczą.
• Dane związane z zameldowaniem: informacje podane w procesie meldunkowym, takie jak obywatelstwo, numer dokumentu tożsamości, data urodzenia oraz podpis na karcie meldunkowej (jeśli wymagana) – o ile przepisy prawa lub procedury wewnętrzne wymagają zbierania takich danych przy zakwaterowaniu.
• Korespondencja z Klientem: treść wiadomości email, zapytania wysłane poprzez formularz kontaktowy, nagrania rozmów telefonicznych (jeśli rozmowy są nagrywane, a Klient został o tym poinformowany), oraz inne informacje przekazane podczas kontaktu z Administratorem.
• Dane dotyczące reklamacji: informacje zawarte w zgłoszeniach reklamacyjnych lub roszczeniach, w tym dane identyfikacyjne i kontaktowe zgłaszającego oraz opis okoliczności będących przedmiotem reklamacji.
• Dane zbierane automatycznie przy korzystaniu z Serwisu: adres IP urządzenia Użytkownika, dane o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym, unikalny identyfikator urządzenia lub pliku cookie, a także dane o aktywności Użytkownika w Serwisie (np. wyświetlane podstrony, kliknięcia) zbierane za pośrednictwem plików cookies i podobnych technologii. Dane te co do zasady nie pozwalają na identyfikację konkretnych osób bez połączenia ich z innymi informacjami, niemniej mogą zostać uznane za dane osobowe, jeśli pozwalają zidentyfikować Użytkownika.

Odbiorcy danych

Administrator może ujawniać lub powierzać przetwarzanie danych osobowych następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:

• Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora: dostawcy usług, z których korzysta Administrator przy przetwarzaniu danych, działający na podstawie umów powierzenia danych i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora. Do takich podmiotów należą w szczególności: firma obsługująca system rezerwacji online Hotres.pl (LEMONPIXEL.pl Roman Korczyński z siedzibą w Jeleniej Górze), dostawca systemu płatności elektronicznych Tpay.com (Krajowy Integrator Płatności S.A. z siedzibą w Poznaniu) obsługujący płatności kartą i e-przelewem, firmy informatyczne zajmujące się hostingiem strony internetowej i utrzymaniem systemów informatycznych, dostawcy usług e-mail i hostingu poczty, a także ewentualni inni podwykonawcy wspierający Administratora w świadczeniu usług (np. firmy kurierskie realizujące wysyłkę korespondencji).
• Zewnętrzne portale rezerwacyjne i agenci turystyczni: jeżeli rezerwacja została dokonana za pośrednictwem zewnętrznego serwisu rezerwacyjnego (takiego jak Booking.com, Airbnb, Expedia itp.) lub za pośrednictwem biura podróży/pośrednika, dane osobowe Klienta są również przetwarzane przez te podmioty na zasadach określonych w ich politykach prywatności. Administrator otrzymuje od takich pośredników dane niezbędne do realizacji rezerwacji (np. imię, nazwisko, daty pobytu, dane kontaktowe) i wykorzystuje je w celu wykonania umowy, ale nie przekazuje tym podmiotom dodatkowych informacji o Kliencie poza procesem obsługi danej rezerwacji.
• Organy publiczne i uprawnione instytucje: dane osobowe mogą zostać udostępnione organom władzy publicznej, organom ścigania lub instytucjom nadzorczym, jeżeli upoważniają je do tego przepisy prawa (np. policji, straży miejskiej, urzędom skarbowym, organom wymiaru sprawiedliwości) – wyłącznie w zakresie i celach wynikających z przepisów prawa.
• Doradcy zewnętrzni: w razie potrzeby dane mogą zostać ujawnione doradcom Administratora, takim jak kancelarie prawne czy firmy windykacyjne, w celu ochrony praw Administratora (dochodzenia zaległych płatności, obrony przed roszczeniami) lub realizacji obowiązków prawnych (np. obsługi kontroli). Takie podmioty przetwarzają dane jako odrębni administratorzy lub na podstawie odpowiednich umów powierzenia – zawsze z zachowaniem poufności danych.
• Biuro rachunkowe: jeśli obsługa księgowa Administratora jest prowadzona przez zewnętrzne biuro rachunkowe, dane niezbędne do celów podatkowo-księgowych (np. dane na fakturach) mogą być przekazywane temu biuru na podstawie stosownej umowy, w zakresie koniecznym do wypełnienia obowiązków księgowych i podatkowych.

Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w państwach EOG, w szczególności na terytorium Polski.

W przypadku, gdy w ramach korzystania z usług zewnętrznych dostawców (np. usług chmury obliczeniowej, poczty elektronicznej lub narzędzi analitycznych) doszłoby do transferu danych osobowych poza obszar EOG – taki transfer odbywa się wyłącznie w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne, zgodnie z Rozdziałem V RODO. Oznacza to, że dane mogą być przekazane do państwa trzeciego, które zapewnia odpowiedni stopień ochrony uznany decyzją Komisji Europejskiej lub na podstawie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską, ewentualnie z zastosowaniem innych mechanizmów zgodnych z RODO, gwarantujących należytą ochronę prywatności. Klient ma prawo uzyskać kopię odpowiednich zabezpieczeń przekazywanych danych, kontaktując się z Administratorem.

Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane jedynie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a po tym czasie przez okres wymagany przepisami prawa lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń. Konkretne okresy przechowywania danych zależą od rodzaju świadczonej usługi i charakteru danych:

• Dane związane z realizacją umowy (rezerwacje, pobyt): przechowywane są przez czas trwania umowy (realizacji rezerwacji i pobytu), a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy. W praktyce oznacza to, że dane mogą być przechowywane do maksymalnie 6 lat od końca roku kalendarzowego, w którym odbył się pobyt (okres ten może zostać przedłużony w razie konieczności dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi).
• Dane finansowo-księgowe (faktury, dokumenty rozliczeniowe): przechowywane są przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego – obecnie przepisy zobowiązują do przechowywania dokumentacji księgowej przez 5 lat licząc od końca roku obrachunkowego, którego dane dotyczą.
• Dane dot. reklamacji: przechowywane są przez okres niezbędny do rozpatrzenia reklamacji, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń konsumenckich związanych z daną reklamacją (zazwyczaj do 6 lat od daty rozpatrzenia reklamacji).
• Dane przetwarzane na podstawie zgody (cele marketingowe): przechowywane są do czasu wycofania zgody przez osobę, której dane dotyczą lub ustania celu przetwarzania (np. zakończenia prowadzenia działań marketingowych). Po wycofaniu zgody dane mogą być przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do udokumentowania spełnienia żądania usunięcia danych lub wstrzymania komunikacji marketingowej.
• Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (np. dane analityczne, dane w logach systemowych): przechowywane są tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji tego uzasadnionego interesu lub do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą. Przykładowo, dane techniczne związane z aktywnością w Serwisie (logi, informacje o urządzeniu) mogą być przechowywane przez kilka miesięcy, o ile nie zajdzie potrzeba dalszego ich przetwarzania (np. w celach dowodowych w przypadku naruszeń).

Po upływie wskazanych okresów dane osobowe są trwale usuwane lub anonimizowane, tak aby nie można było zidentyfikować danej osoby.

Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

• Prawo dostępu do danych – prawo uzyskania potwierdzenia, czy Administrator przetwarza dane osobowe danej osoby, a jeżeli ma to miejsce – prawo uzyskania dostępu do tych danych oraz otrzymania informacji m.in. o celach, kategoriach danych, odbiorcach, planowanym okresie przechowywania, przysługujących prawach i źródłach pochodzenia danych (art. 15 RODO).
• Prawo sprostowania danych – prawo żądania niezwłocznego sprostowania dotyczących danej osoby danych osobowych, które są nieprawidłowe lub nieaktualne, a także uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO).
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – prawo żądania usunięcia danych osobowych, jeżeli zachodzi jedna z przesłanek przewidzianych w art. 17 RODO (m.in. dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta i brak innej podstawy prawnej, osoba wniosła sprzeciw wobec przetwarzania i brak nadrzędnych prawnie uzasadnionych podstaw przetwarzania, dane były przetwarzane niezgodnie z prawem itp.).
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – prawo żądania czasowego ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach określonych w art. 18 RODO, np. gdy osoba kwestionuje prawidłowość danych (na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych) lub gdy przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia.
• Prawo do przenoszenia danych – prawo otrzymania dostarczonych Administratorowi danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, oraz prawo przesłania tych danych innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO).
• Prawo sprzeciwu – prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w dowolnym momencie, z przyczyn związanych z szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą – w przypadku przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 ust. 1 RODO). W takim przypadku Administrator oceni, czy istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby wnoszącej sprzeciw lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Ponadto, jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych w takim celu, co spowoduje zaprzestanie przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego (art. 21 ust. 2 RODO).
• Prawo do wycofania zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody, osoba ma prawo w dowolnym momencie wycofać taką zgody, co nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania prowadzonego przed cofnięciem zgody. Wycofanie zgody jest możliwe poprzez przesłanie stosownej informacji na adres e-mail Administratora (lub zgodnie z instrukcją zawartą w otrzymanej informacji handlowej – np. klikając link wypisu z newslettera).
• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy prawa, ma prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Brak zautomatyzowanego profilowania: Administrator nie podejmuje wobec Klientów decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania, które wywoływałoby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływało.

Informacja o obowiązku/dobrowolności podania danych

Podanie danych osobowych przez Klienta jest co do zasady dobrowolne, jednakże w niektórych przypadkach niezbędne, aby skorzystać z określonych usług lub spełnić wymagania prawne:

• Podanie danych oznaczonych jako wymagane przy dokonywaniu rezerwacji (np. imię, nazwisko, dane kontaktowe, informacje o płatności) jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy najmu apartamentu. Konsekwencją niepodania tych danych będzie brak możliwości zrealizowania rezerwacji lub zawarcia umowy.
• W zakresie, w jakim przetwarzanie danych odbywa się na podstawie przepisów prawa (np. wystawienie faktury, dopełnienie obowiązków meldunkowych), podanie określonych danych może być ustawowym wymogiem – w takich przypadkach odmowa podania danych będzie skutkować niemożliwością świadczenia danej czynności lub spełnienia danego obowiązku (np. brakiem możliwości wystawienia faktury imiennej bez podania nazwiska i adresu).
• Podanie danych w celach marketingowych (np. adresu e-mail do newslettera) lub w ramach zapytań ofertowych jest dobrowolne i nie wpływa na możliwość zawarcia umowy. Brak zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych będzie skutkował jedynie brakiem otrzymywania informacji handlowych, ale nie uniemożliwi dokonania rezerwacji.
• W procesie meldowania w apartamencie okazanie dokumentu tożsamości oraz podanie wymaganych informacji meldunkowych może być warunkiem koniecznym stawianym przez Administratora dla zapewnienia bezpieczeństwa transakcji i wypełnienia obowiązków meldunkowych. Odmowa okazania dokumentu lub podania danych niezbędnych do zameldowania może skutkować odmową realizacji usługi (odmową zakwaterowania) zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie usług.

Informacja o źródle danych

W większości przypadków Administrator otrzymuje dane osobowe bezpośrednio od osób, których dane dotyczą – np. podczas procesu rezerwacji dokonywanej przez formularz na stronie internetowej, telefonicznie lub e-mailowo, przy zameldowaniu w apartamencie, czy w trakcie korespondencji z Klientem.

W niektórych sytuacjach Administrator może pozyskać dane osobowe z innych źródeł:

• Portale rezerwacyjne i pośrednicy: jeśli rezerwacja została dokonana za pośrednictwem zewnętrznego portalu (np. serwisu rezerwacyjnego typu Booking.com, Airbnb itp.) lub biura podróży, Administrator otrzymuje od tego podmiotu dane Klienta niezbędne do realizacji rezerwacji. Obejmują one zazwyczaj imię i nazwisko osoby rezerwującej, daty pobytu, liczbę gości, oraz dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres e-mail – przy czym często portal podaje adres zamaskowany typu proxy). Źródłem tych danych jest więc portal/pośrednik, z którego usług Klient skorzystał.
• Pracodawca lub organizator wyjazdu: jeśli pobyt w apartamencie jest rezerwowany przez pracodawcę Klienta (np. w podróży służbowej) lub w ramach zorganizowanego wyjazdu przez inny podmiot, Administrator otrzymuje dane potrzebne do realizacji usługi od tego podmiotu (np. listę nazwisk gości, termin pobytu, ewentualnie dane kontaktowe do opiekuna grupy). W takiej sytuacji źródłem danych jest podmiot dokonujący rezerwacji w imieniu Gościa.
• Osoba trzecia dokonująca rezerwacji w imieniu Gościa: zdarza się, że rezerwacji dokonuje członek rodziny lub znajomy w imieniu docelowego Gościa. Wówczas dane Gościa (np. imię, nazwisko, numer telefonu) mogą być przekazane Administratorowi przez tę osobę trzecią dokonującą rezerwacji.
• Publicznie dostępne źródła: co do zasady Administrator nie pozyskuje danych o Klientach z publicznych rejestrów ani innych ogólnodostępnych źródeł. Wyjątkiem mogą być sytuacje uzasadnione interesem Klienta – np. pozyskanie danych adresowych z publicznej bazy CEIDG w celu wystawienia faktury na firmę Klienta, jeśli dane podane przy rezerwacji okażą się niepełne.

We wszystkich powyższych przypadkach Administrator, otrzymawszy dane z innego źródła, dopełnia wobec osoby, której dane dotyczą, obowiązku informacyjnego zgodnie z art. 14 RODO – m.in. informując o pozyskaniu jej danych i źródle ich pochodzenia, o ile ma to zastosowanie.

Polityka cookies

Strona internetowa Administratora używa tzw. plików cookies (ciasteczek) oraz podobnych technologii w celu zapewnienia jej prawidłowego działania, ułatwienia korzystania z niej oraz w celach statystycznych i reklamowych. Niniejsza sekcja wyjaśnia, czym są pliki cookies, jak są wykorzystywane w Serwisie Glow Apartments oraz jakie mają Państwo opcje w związku z ich używaniem.

Czym są pliki cookies?

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe, które serwis internetowy zapisuje w urządzeniu Użytkownika (komputerze, smartfonie, tablecie) podczas odwiedzania strony. Cookies zawierają różne informacje, zazwyczaj nazwę strony, z której pochodzą, czas istnienia cookie na urządzeniu oraz unikalny identyfikator. Pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika i odpowiednio wyświetlić stronę internetową dostosowaną do jego preferencji.

W jakim celu korzystamy z cookies?

Administrator wykorzystuje pliki cookies w następujących celach:

• Niezbędne (techniczne) cookies: są to pliki cookies konieczne do prawidłowego funkcjonowania Serwisu i realizacji podstawowych funkcji, takich jak utrzymanie sesji Użytkownika po dokonaniu rezerwacji, zapewnienie ciągłości procesu rezerwacyjnego (zapamiętanie wybranych dat, liczby gości itp.), dostosowanie interfejsu (np. wybór języka strony). Bez tych cookies Serwis nie może poprawnie działać, dlatego nie wymagają one zgody Użytkownika.
• Funkcjonalne cookies: umożliwiają zapamiętywanie dokonanych wyborów i ustawień Użytkownika (np. zapamiętanie danych wpisanych w formularzu, ustawień językowych, preferencji wyświetlania). Dzięki nim korzystanie z Serwisu jest sprawniejsze i bardziej personalizowane. Użycie tych plików usprawnia obsługę Użytkownika, ale nie jest absolutnie niezbędne do działania strony. Jeśli jednak je wyłączysz, niektóre z tych udogodnień mogą nie działać prawidłowo.
• Analityczne cookies: służą do zbierania informacji o sposobie korzystania z Serwisu przez Użytkowników, takich jak liczba odwiedzin, źródła ruchu, statystyki najczęściej odwiedzanych podstron, czas spędzony na stronie, czy ścieżki nawigacji. Administrator może wykorzystywać te informacje do analizy i ulepszania swojego Serwisu oraz usług. W tym celu Serwis może korzystać z narzędzi analitycznych dostarczanych przez zewnętrzne podmioty (np. Google Analytics) – co wiąże się z działaniem cookies tych podmiotów. Dane zbierane przez cookies analityczne są z reguły przetwarzane w formie zagregowanej lub zanonimizowanej (bez łatwej możliwości identyfikacji konkretnego Użytkownika).
• Marketingowe (reklamowe) cookies: mogą być wykorzystywane w przypadku prowadzenia kampanii marketingowych, aby dostosować wyświetlane reklamy do zainteresowań Użytkownika lub ograniczyć liczbę wyświetleń danej reklamy. Obecnie Serwis Glow Apartments nie wyświetla zewnętrznych reklam behawioralnych, niemniej Administrator zastrzega możliwość wykorzystania narzędzi marketingowych (np. piksel Facebook, Google Ads) w przyszłości w celu promowania swoich usług. Takie cookies również pochodzą od zewnętrznych dostawców i działają tylko za zgodą Użytkownika.

Cookies własne i zewnętrzne:

W ramach Serwisu stosowane są zarówno cookies własne (ustanowione przez domenę www.glowapartments.pl) jak i cookies zewnętrzne (pochodzące od podmiotów trzecich współpracujących z Serwisem, np. dostawcy systemu rezerwacji online Hotres.pl czy narzędzi analitycznych). Cookies zewnętrzne wykorzystywane są głównie w celach analitycznych oraz ewentualnie marketingowych, zgodnie z opisem powyżej.

Zarządzanie plikami cookies:

Podczas pierwszej wizyty w Serwisie Użytkownik może zostać poproszony o wyrażenie zgody na użycie cookies innych niż niezbędne lub dostosowanie swoich preferencji w tym zakresie (o ile taka funkcjonalność zostanie udostępniona na stronie, np. w formie banera cookie). Niezależnie od tego, Użytkownik może w każdej chwili samodzielnie zarządzać cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej. Przeglądarki umożliwiają zazwyczaj usunięcie wszystkich zapisanych cookies oraz blokowanie ich zapisywania w przyszłości. Należy jednak pamiętać, że wyłączenie obsługi cookies może spowodować utrudnienia w korzystaniu z Serwisu – np. brak możliwości dokonania rezerwacji online lub utratę preferencji Użytkownika.

Logi serwera:

Niezależnie od plików cookies, każda wizyta Użytkownika w Serwisie zapisywana jest w tzw. logach serwera. Logi obejmują m.in. adres IP urządzenia, datę i czas odwiedzin, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym. Dane te są wykorzystywane przede wszystkim w celach technicznych – do administracji serwerem, wykrywania błędów w działaniu, zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych. Nie są one kojarzone z konkretnymi osobami korzystającymi z Serwisu i nie są wykorzystywane w celu identyfikacji Użytkownika. Logi serwera przechowywane są przez okres wskazany w sekcji dotyczącej przechowywania danych (dotyczącej danych technicznych) i dostępne wyłącznie dla uprawnionych administratorów serwera.

Procedura reklamacyjna

Administrator dokłada wszelkich starań, aby usługi były świadczone na najwyższym poziomie, jednak w przypadku zastrzeżeń co do jakości usług lub funkcjonowania obiektu, Klient (będący konsumentem) ma prawo złożyć reklamację.

Dodatkowe zasady zgłaszania usterek i reklamacji:
W celu zapewnienia sprawnej obsługi technicznej apartamentów, uprzejmie prosimy o zgłaszanie wszelkich usterek lub braków w wyposażeniu w dniu zameldowania, najpóźniej do godziny 24:00, za pomocą formularza dostępnego poprzez skanowanie kodu QR umieszczonego przy wejściu do apartamentu lub w ramce w mieszkaniu. Wystarczy uruchomić aparat w telefonie i kliknąć w wyświetlony link, a następnie opisać zauważoną usterkę.
Zgłoszenie usterki w tym trybie jest bezpłatne.
Brak zgłoszenia w powyższym terminie będzie traktowany jako brak zastrzeżeń co do stanu apartamentu w chwili zameldowania. W przypadku późniejszego ujawnienia usterek lub szkód, które nie zostały zgłoszone zgodnie z tą procedurą, Administrator zastrzega sobie prawo do odmowy uznania reklamacji oraz obciążenia Gościa kosztami naprawy szkód, o ile istnieją podstawy do uznania, że powstały one podczas pobytu Gościa.

Procedura rozpatrywania reklamacji przebiega według następujących zasad:

1. Złożenie reklamacji: Reklamację można złożyć w formie pisemnej lub elektronicznej. Pisemne reklamacje należy kierować na adres siedziby firmy: Glow Apartments sp. z o.o., ul. Obrońców Westerplatte 6/1, 80-317 Gdańsk. Reklamacje elektroniczne należy przesłać na adres e-mail: reklamacje@glowapartments.pl.
2. Treść reklamacji: W treści reklamacji prosimy o podanie danych umożliwiających identyfikację rezerwacji i Klienta (imię, nazwisko, daty pobytu, numer rezerwacji lub adres wynajmowanego apartamentu) oraz danych kontaktowych (adres e-mail lub numer telefonu). Należy również opisać okoliczności będące powodem reklamacji, wskazać na czym polegało uchybienie lub problem oraz ewentualnie przedstawić oczekiwany sposób rozwiązania sprawy.
3. Termin zgłoszenia: Reklamację należy zgłosić w terminie 7 dni od daty zdarzenia będącego przedmiotem zastrzeżeń (np. od dnia zakończenia pobytu lub wystąpienia problemu). Zgłoszenie reklamacji po tym terminie nie oznacza automatycznie jej odrzucenia, jednak może utrudnić rzetelne rozpatrzenie sprawy ze względu na upływ czasu i brak możliwości weryfikacji okoliczności.
4. Potwierdzenie otrzymania: Administrator potwierdza otrzymanie reklamacji – w przypadku zgłoszeń elektronicznych wysyłając zwrotną wiadomość e-mail o wpłynięciu reklamacji, a dla zgłoszeń pisemnych na życzenie Klienta może przekazać potwierdzenie drogą elektroniczną lub telefoniczną.
5. Rozpatrzenie reklamacji: Po otrzymaniu reklamacji Administrator przystępuje do jej analizy. W razie potrzeby upoważniony pracownik ma prawo skontaktować się z Klientem celem uzyskania dodatkowych informacji lub wyjaśnienia wątpliwości. Reklamacja zostanie rozpatrzona w możliwie najkrótszym czasie, nie dłuższym jednak niż 14 dni od dnia otrzymania kompletnego zgłoszenia reklamacyjnego.
6. Odpowiedź na reklamację: Odpowiedź na reklamację zostanie udzielona w formie pisemnej (listownie) lub elektronicznej (e-mail, w zależności od formy złożenia reklamacji). W odpowiedzi Administrator przedstawi rozstrzygnięcie reklamacji wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym (o ile jest to wymagane charakterem zgłoszonych zastrzeżeń), a także ewentualną propozycję rozwiązania sytuacji lub informację o podjętych działaniach naprawczych.
7. Dalsze kroki: W przypadku, gdy Klient nie zgadza się z decyzją podjętą przez Administratora co do reklamacji, może skorzystać z pozasądowych form dochodzenia roszczeń, takich jak mediacja lub arbitraż, lub wystąpić z powództwem do właściwego sądu powszechnego. Administrator każdorazowo dołoży starań, aby polubownie rozwiązać spór i uwzględnić uzasadnione oczekiwania Klienta.

Procedura reklamacyjna nie wyłącza ani nie ogranicza ustawowych praw konsumenta przysługujących mu na mocy obowiązujących przepisów prawa. W kwestiach nieuregulowanych powyżej zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.

Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Polityka Prywatności wchodzi w życie z dniem 28 kwietnia 2025 r. i od tego dnia ma zastosowanie do wszystkich zbieranych i przetwarzanych przez Administratora danych osobowych.
2. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w treści Polityki Prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, praktyk organów nadzorczych, warunków technologicznych funkcjonowania Serwisu lub zakresu świadczonych usług. W przypadku istotnych zmian, Klienci zostaną poinformowani o nich poprzez odpowiednią informację na stronie internetowej (a w razie zmian wpływających na warunki świadczonych usług – również drogą e-mailową, o ile będzie to właściwe).
3. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna na stronie internetowej Administratora. Zalecamy okresowe sprawdzanie aktualności niniejszej Polityki.
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w tym RODO oraz ustawy krajowe dotyczące ochrony danych osobowych i praw konsumentów.
5. Niniejsza Polityka została sporządzona w języku polskim. Ewentualne tłumaczenia na inne języki mają charakter informacyjny. W przypadku rozbieżności pomiędzy wersją polską a obcojęzyczną, wiążąca jest wersja polska.
6. Wszelkie pytania, uwagi lub wnioski dotyczące niniejszej Polityki oraz ochrony danych osobowych w Glow Apartments prosimy kierować na adres e-mail Administratora: biuro@glowapartments.pl lub listownie na adres siedziby.